仕事論

仕事が増えていく。終わらない/つらい仕事を減らす6つの対処方法をご紹介

最近は「やらなければいけないことが半端なく多い・・・」「帰りたいのに仕事がどんどん振ってくる・・・」という状況の会社や組織が多くなっています。

少子化で労働人口の減少が見えている中で、仕事が減っていない・逆に増えている業界や会社もあるので、一人当たりの仕事量が増えるのは当然と言えば当然です。

そのような状況で自分自身が健康的に成長につながる仕事を継続するために、このようなときこそ「何を辞めて何をやるべきか」ということを考えて対処していきましょう。

仕事の3大無駄時間は「移動」「打合せ」「迷い」

業務を進める上で障害となり、多くを占める無駄な時間は「移動」「コミュニケーション」「迷い」の3つです。

まずこれらを減らす/効率化していくことを実践しましょう。

移動時間を減らす

1日仕事をする上で大きな移動時間は2つ。客先や拠点間を移動する移動時間と出社・帰社する通勤時間です。

拠点間移動は電話会議やテレビ会議を利用する

客先への訪問は致し方ないですし、ビジネスにつながるのであれば積極的に出向くべきですが、「同じ会社なのに打合せのために時間をかけて拠点間を移動する」という時間は基本的に無駄です。

事前にアジェンダ(議題)や決めるべき事項を整理すれば、電話会議やテレビ会議で十分です。

もちろん、濃い議論をするために顔を突き合わせて会議をすることは時に必要です。

しかし、常に効率よりも同調圧力を求めて関係者全員参加の打合せを強要してくる組織・会社は、会社として何をすべきか・社員がパフォーマンスを上げるためにどうするかという結果を重視していません。

このようにビジネスの結果ににつながる本質的な活動・効率化ができなければ、そもそもその会社の先行きが危ないと言えます。

人間関係の同調圧力/プレッシャーが強い会社は危ない 人間関係の同調パワー/同調圧力が強い会社は将来的な存続が危ないです。 同調パワー/圧力とは、何か新しいこと/別なことをやろうとす...

通勤時間を減らす

通勤時間を減らしても業務時間自体が直接減るわけではありませんが、通勤時間から解放され仕事に余裕を持って取り組めたり、プライベートも充実したりとカラダと精神の充実へつながります。

通勤時間は毎日発生する時間なので、これが続くとボディーブローのように無駄な時間が増えていきます。

1日片道1時間だと、1カ月(約20日間)で40時間、1年で480時間となり、1年で丸まる20日分を通勤に費やしていることになります。

可能な限り通勤時間を減らすよう、会社や職場の近くの引っ越しを検討しましょう。一時的な出費は長い年月の通勤時間を考えれば惜しいことはありません。

職場近くへの引越しによる無駄時間削減があなたの成長につながる3つの理由 昨今は若者人口減少の人材不足などから一人当たりの業務量が増えている感があり、仕事で成果を出したり早く帰宅したいと思うと効率化や無駄時...

打合せ時間を減らす

打合せはアジェンダ(議題)と決定事項を事前に周知する

世の中にはダラダラと続く打合せが多すぎます。会社によっては、「デフォルトで打合せは2時間」と暗黙の了解の会社もあるぐらいです。

そして、打合せが始まると既に全員知っている経緯の話からするわ、脱線するわ、誰も責任取ろうとせず決められないわで時間だけ取られてうんざりしますよね。

打合せはアジェンダ(議題)を事前に周知しましょう。タイムテーブル(各議題10分など)を作っても良いぐらいです。

また、決定事項も周知しておきましょう。その打合せで決定事項が決めれば終わりというゴール設定を全員の共通認識とするようにします。

迷う時間を減らす

この「迷う時間」が結構クセモノです。「迷う」というのは当人としては頭を使っているので必死なのですが気付いたら時間を費やしていたりします。

一方、周りからは何をしているか/何もしていないのかわからないという状況で、場合によっては不信感にもつながります。

「情報収集」「決める」「決めてもらう」で行動する

ビジネスにおいて、「迷い」が生じたときに実施することは3つ「情報収集する」「決める」「決めてもらう」です。

決断するための情報が不足していれば、情報を収集して決断します。情報収集にもキリがなく限度がありますので、これは期限を決めて実施しましょう。

会社には決める内容や関わる金額によっては決裁権のある人に決めてもらう必要があります。その場合は状況を説明し「決めてもらう」ようにします。

モノゴトの8割は即断即決で問題ない

仕事であっても、A か B かで迷った場合は、即決して行動に移します。ほとんどのケースでは決める根拠はなくても大丈夫です。

A と決めたあとに失敗したとしても、B をやれば良いだけです。決断のスピードが速ければ悩む時間が削減されるので、最終的に結果がでるまでのスピードも速くなります。

このようにして、極力迷う時間を減らし、時間の削減につなげましょう。

迷うのは時間のムダ!即決即断があなたを救う3つの理由 迷っている時間というのはホントにツライですよね。あれやこれやと考えてしまうことは精神を大きく消耗して疲れてしまいます。 た...

優先順位を決めて取り組む

大事なことから進める

「やらなければいけないことがたくさんある、だけど時間がない・・・」そんなときこそ、やらなくても良いことを捨てて、大事なこと/やるべきことからやりましょう。

良くある光景として、顧客の提案書を明日まで作らなければならないのに、上司に先ほど依頼された来週の社内会議の資料作成をしている・・などがあります。

このようなケースの場合、ビジネスに直結しかつ期限の面からを考えてもやるべきは提案書作りです。そのときは上司に言われたからと決めつけず、事情を説明して大事な業務からきちんと優先順位付けをして取り組みます。

優先順位の低い仕事はスルーする

これも上司からの依頼で良くあるケースなのですが、「業界別・月別の売上表を作ってほしいんだよなぁ」みたいに、何に利用するのか何に役立つのかわからない突然の依頼というのがあります。

このような依頼は背景を確認し、社長や部長からのようにきちんとしたルートからの依頼などでなければ、上司の思い付きであるケースが多いので基本的にスルーします。

こんな仕事に限って必死に取り組んだにもかかわらず、あとから「そんなことお願いしたっけ?」みたいな事態になったりします。

とりあえずスルーしとけば忘れてしまうか、数日後も覚えていれば真剣に考えているということなのでそこから取り組むでもOKです。

優先順位の決め方

では「実際優先順位はどうつければ良いの?」というところは以下の順番で重みづけをして決めていきます。

  1. 効果(インパクト)
  2. 時間(工数)
  3. 始めやすさ(予算/リスク)

詳しい解説は他のサイトや書籍などを参考いただければと思います。この優先順位付けで「やらないこと」を決めて「やるべきこと」に集中しましょう。

仕事の振る側になる

仕事が振られる側だと、いくら効率化を考えても業務内容や業務量のコントロールは難しいところがあります。自分の判断と関係なく仕事が降ってきますからね。

ですので、仕事を振る側にまわりましょう。要は出世して課長やマネージャーと呼ばれる仕事を振る側の役職・役割を持つ立場になります。

この対策のデメリットは、「そう簡単にすぐその立場になることができない」ということでしょうか。しかし、仕事自体が好き・あなたに向いているという状況があれば、今は耐え忍び結果を出し続けて出世を目指すのも一つの方法です。

今の会社で年収を上げたいなら、まず会社の仕組みを知るべし! 年収を上げたいですよね。収入が増えれば「広い家」「カッコいいクルマ」「海外旅行」などより良いモノを購入できますし。マジ金ほしい。 ...

転職する

いくら頑張ってもあなた自身でコントロールできないことが多く、さらに以下のようにあなたが疲弊したり今後の成長につながらない環境である場合があります。

  • 人間関係や社風などの環境があなたに合っていない
  • 効率化したり相談しても上司が理不尽に仕事を振ってくる
  • 会社のビジネスが人海戦術に依存しており仕事を減らそうとしていない

こんなときは、「今の会社で働き続ける」ということを辞める選択をします。会社を選ぶということを通じて、あなた自身が仕事を選びましょう

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効率化だけが業務を減らす方法ではありません。「重要ではない仕事をスルーする」「理不尽な要求をしてくる会社を辞める」という「辞めること」を選択して仕事量を減らしていきましょう!