退職理由・説明

【退職交渉への準備】スムーズに退職手続きを進めるための5つのステップ

退職を決めたとしても、スムーズに退職するためには準備が必要です。説明のタイミングを逃すと時期が延びてしまいますし、説明が不十分だと相手の残留説得に流されてしまいます。

最近は人材不足の状況から、退職を切り出しても会社から強く慰留されるケースが多くなっています。そのような状況でもスムーズに退職を進めるための手順として、以下5つのステップに分けて解説していきます。

  1. 転職先決め
  2. 説明内容
  3. 説明タイミング
  4. 書類
  5. 心構え


転職先を決めておく

転職先を決めておいても決めていなくても退職は進めることができますが、「すでに転職先が決まっていて手続きを進めています」という説明は会社側に強い退職意志を示し、相手側は「もうそこまで進んでいるのであればしょうがないな」という諦めの気持ちになります。

そのためにも、先に転職活動を実施し、転職先の会社から内定承諾まで進めましょう。また、転職先の選択もチャレンジしがいのあるベンチャー系や外資系、または給与や業務が比較的安定している企業など様々あります。各個人の希望に沿って転職先をアドバイスしてくれる「無料転職エージェントサービス」がオススメです。

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退職説明の内容を固めておく

本来、退職するにあたって詳しく退職理由を説明する義務はありません。ただし、昨今の人材不足から社員数の減少は会社のビジネスへの大きな打撃につながルため、会社は何とかして退職者を出さないように説得しようとしてきます。

これらの説得に流されず明確な退職意志を示すために、退職理由の内容を準備して説明に臨むとスムーズに進みます。

退職理由別説明内容例

退職理由は様々存在します。基本的に、自分自身の退職理由に沿って説明すれば問題ありません。

以下の記事では主要な退職理由となる「給与への不満」「ほかにやりたい仕事がある」「今の会社がスキルアップできる環境ではない」という3つのケースの退職説明例を解説していますので、参考にしてください。

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退職理由は複数用意しておく

退職理由は複数用意しておくのがベターです。その理由は以下2つあります。

  1. 「何とか改善するするから残ってほしい」と強く説得されても、他の理由で説明を進めることができる
  2. 多くの理由を伝えることで、「どうしても退職したい」という強い意志を示すことができる

一つの理由が何らかの理由で詰んでしまっても、他にきちんと用意しておけばそれで説明を進めることができますし、どうしても退職したい自分の気持ちを伝えることにつながります。

説明タイミングは「直ぐに」、そして「会社に気を使わない」

まずは、退職の意志を上司に伝えます。退職はこちらの都合とはいえ、相手の様子をうかがっては切り出すタイミングを失ってしまいます。上司が忙しかったり、同じ現場でなければなおさらタイミングを逸してしまいます。決めたら上司や会社の都合を考えずになるべく早く切り出しましょう。

ここは、早々に「大事な話があるので」と話しかけて二人だけの時間・場所を作り伝えましょう。「周囲へ知られたくない」「直接話しかけることに抵抗がある」という場合は、メールでも問題ありません。転職を決めたらできるだけ早く退職の意志を伝えましょう。

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会社の規定に沿った退職手続き書類を作成して提出する

長く会社に勤めていても、退職に必要な書類というのは把握していない方が多いです。過去に退職経験がなかったり、部下の退職手続きを実施したりする経験がなければ知る機会もないですし、当たり前なんですけどね。

退職説明をする前に、退職に必要な書類はあらかじめ準備しておきます。これには以下のメリットがあります。

  1. 退職手続きにかかる時間を短縮することで、会社側に説得される時間を短くさせることができる

会社側としては書類をきちんと受領して退職承諾という状況になりますから、退職説明を受けても書類を受領するまでにあの手この手と慰留の説得をしてくる可能性があります。

こうなるとメンドくさくなってしまいますから、最初の退職説明時に書類を提出できるよう作成しておきます。

必要な書類が何かを事前に調べる

退職に必要な書類は会社規定集に記載されているはずです。通常、それらは社内ポータルサイトに載っている会社が多いですが、場合によっては紙で社内のキャビネットに管理されていたりしますのでそこから確認できるます。最近では主に「退職願(退職届)」と、退職後に会社の情報を外部に漏らさないよう「秘密保持契約書」あたりが必要となっています。それを確認し、会社のフォーマットに沿って作成します。

規定を簡単に確認することが難しい場合もあります。そんなときは「過去に退職した先輩や同僚から教えてもらう」、「人事部にシラッと連絡して聞き出す」などして事前に確認して作成しましょう。

「退職するんです!!」という確固たる意志・心構えを持つ

「会社に残ってくれ!」「いえ、辞めます!!」という説得合戦になった場合、最後は理屈や理論ではありません。自分自身の「退職する」という強い意志を示し続けることが必要です。相手に「これは何を言っても変わりそうにないな」と思わせるほど言い続けることです。

転職が上手く進むかどうかという心配があります。退職で残された同僚や後輩に申し訳ないという気持ちもあります。会社残留の説得ではあなたのそういう感情面も突いてきて慰留を迫ってきます。

そんな説得に揺るがない確固たる意志を持つ必要があります。説得に流されそうなときは、自分自身の未来をイメージしましょう。いま説得されたら、あなたの描いたキャリアアップは止まってしまいます。やりたいことへの距離がまた停滞してしまいます。

自分自身の将来のために、最後は周りに流されず自分自身の意志を貫き通してください。応援しています!

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